Що відбувається, коли ви архівуєте файл?

Архівні файли використовуються для збору кількох файлів даних в один файл для полегшення перенесення та зберігання або просто для стиснення файлів, щоб використовувати менше місця для зберігання. Архівні файли часто зберігають структуру каталогів, інформацію про виявлення та виправлення помилок, коментарі, а деякі використовують вбудоване шифрування.

Основною причиною для архівування ваших документів є щоб уникнути втрати даних. Усі документи вразливі до знищення або пошкодження (якщо цифрові) або зловмисно, випадково або внаслідок стихійного лиха, наприклад повені чи пожежі.

На відміну від звичайних файлів, доступ до яких ви часто змінюєте, архівні дані часто стискаються та зберігаються тому що зараз він не потрібен, але може бути корисним для використання в майбутньому або для відповідності законодавству.

Архівовані дані можна зберігати на апаратних пристроях або в хмарі. Якщо дані зберігаються на локальному зовнішньому жорсткому диску, хтось повинен отримати диск і підключити його до комп’ютера щоразу, коли потрібно отримати доступ до даних. Для хмарного зберігання даних важливо враховувати, як швидко вам потрібен доступ.

Архівування також економить місце для зберігання, шляхом захоплення та зберігання електронних листів в архіві (або локальне рішення для архівування, або сучасне рішення для хмарного архівування).

Архівуючи важливі дані та документи, вони безпечно зберігаються в окремій папці— це означає, що менше шансів, що ви їх видалите або втратите. Крім того, легкодоступна цифрова копія ваших важливих даних, особливо якщо ви переміщуєтеся між кількома пристроями, робочими місцями чи країнами, може стати порятунком.